7.2. Verwerven van incidentele inkomsten

© Walter Roozendaal - www.muzemuzette.com - en Janine Slijkhuis - www.janineslijkhuis.nl - klik hier voor meer informatie

Incidentele subsidies

Er zijn diverse fondsen die op projectbasis subsidies verstrekken. De meeste culturele fondsen verstrekken niet jaarlijks een subsidie voor de opvoeringskosten. Bij deze fondsen kun je terecht voor een bijdrage voor bijzondere projecten of jubileumvoorstellingen, kwaliteitsverbetering of aanschaf van materiaal.
Hou er rekening mee dat je na een toegekende aanvraag vaak voor een bepaalde periode geen aanvraag kan doen bij dat fonds. Bedenk dus goed waar je voor aanvraagt en voor welk bedrag.
Een actueel overzicht van fondsen is te vinden in het Fondsenboek of de Fondsencd-rom van Elsevier. Deze is te koop bij Elsevier zelf en bij de betere boekhandel. Bij sommige bibliotheken ligt de gids of cd-rom ook ter inzage.

Tips bij aanvraag van subsidies

  • Begin op tijd! De grote fondsen hanteren een aanvraagtijd van 3 tot 6  maanden voor start van het project. Als je aanvraagt voor een voorstelling rekent men meestal wel met de voorstellingsdatum als startdatum. Maar als je bijvoorbeeld aanvraagt voor een bijdrage in kosten van een workshop tijdens repetitieperiode, gaat dat natuurlijk niet op.
    Hou er ook rekening meer, dat de aanvraag schrijven echt tijd inneemt.
  • Informeer vooraf goed naar de voorwaarden. Deze zijn altijd te vinden op de website van het fonds. Bekijk waar je voor kan aanvragen, wat de maximale bijdrage is, en let vooral goed op de deadlines.
  • Neem altijd contact op met het fonds als de vragen op het aanvraagformulier niet duidelijk zijn. Niet volledig ingevulde formulieren worden meestal niet in behandeling genomen.
  • Vergeet de kleine lokale fondsen en de fondsen die een link hebben met het onderwerp van de voorstelling niet. benader bijvoorbeeld een fonds dat banden tussen Nederland en Duitsland promoot, wanneer je een voorstelling van of over een Duitse culturele of historische figuur maakt.
  • Vul aanvraagformulieren altijd volledig in. Beantwoord vragen niet met ‘zie projectbeschrijving’ of ‘zie begroting’. Bij binnenkomst van de aanvraag wordt deze vaak eerst beoordeeld op de antwoorden van het aanvraagformulier. Een fonds krijgt vele aanvragen binnen en het is voor medewerkers niet te doen als ze het antwoord moeten opzoeken in een projectplan. Beantwoord vragen dus altijd beknopt, maar volledig. Je kunt er wel bij zetten ‘zie voor meer informatie het projectplan’.
  • Meestal heb documenten nodig zoals: kopie staturen, uittreksel KVK (met huidige bestuurders!)

Vinden van fondsen

We geven hier een overzicht van een aantal bekende landelijke en regionale  cultuurfondsen. Dit zijn lang niet alle mogelijkheden. Meer fondsen vind je het gemakkelijkste via het Fondsenboek van Elsevier, maar ook zoeken op internet op diverse zoektermen kan interessante resultaten opleveren. Let ook op bij voorstellingen en op posters van voorstellingen. Daar staan vaak fondsen vermeld.

Bekende landelijke cultuurfondsen:

  • Prins Bernhard Cultuurfonds (PBCF)
  • VSBfonds
  • Fonds voor Cultuurparticipatie (FCP)
  • Fonds 21
  • Jeugd Cultuurfonds
  • Fentener van Flissingen Fonds (Utrecht)
  • Fonds 1818 (Den Haag)

Meer informatie over deze fondsen is te vinden op hun websites. Het PBCF heeft provinciale afdelingen. Let goed op dat je bij de juiste afdeling subsidie aanvraagt. Als je bijvoorbeeld een aanvraag wilt doen voor een jubileumvoorstelling in Alkmaar, dan moet je bij het Prins Bernard Cultuurfonds een aanvraag doen bij de afdeling Noord-Holland. Je kunt alleen landelijk aanvragen als het project ook verspreid door Nederland plaatsvindt. Hou er rekening mee dat de data en voorwaarden voor de landelijke fondsen vaak afwijken van de data en voorwaarden van de provinciale of regionale afdelingen. Alle informatie daarover is altijd terug te vinden op de website. Bel met het fonds als je twijfelt bij welke afdeling je moet aanvragen.

Projectplan

Bij de meeste aanvragen moet je een projectplan indienen. In dit plan werk je uit wat je precies wilt en hoe je dat wilt realiseren. De exacte opzet van een projectplan verschilt natuurlijk per project. Globaal staat in een projectplan:

  • een korte beschrijving van de organisatie of je vereniging, die aanvraagt
  • de aanleiding voor het project,
  • een omschrijving van het project,
  • de tijdsplanning,
  • waar en wanneer het project plaatsvindt,
  • biografie of cv van de belangrijkste uitvoerenden (regisseur, muzikaal leider, eventueel projectleider).
  • Indien relevant een bijlage met achtergrondinformatie over het project of de voorstelling. Denk bijvoorbeeld aan een korte inhoudsbeschrijving van het stuk en informatie over de schrijver en/of componist, of vermelding van prijzen die het stuk heeft gewonnen etc.
  • begroting van de kosten en de inkomsten met toelichting daarop.

Een paar tips bij het schrijven van een projectplan:

  • Beschrijf zo kort mogelijk en zo duidelijk mogelijk wat je gaat doen. De fondsen krijgen heel veel aanvragen. Dus zorg dat je teksten zo kort mogelijk zijn met heldere kopjes, zodat ze informatie makkelijk terug kunnen vinden.
  • Bedenk, dat de lezer jouw vereniging en de geschiedenis van jouw vereniging waarschijnlijk helemaal niet kent.
  • Probeer je eens te verplaatsen in de persoon bij het fonds, die de aanvraag leest.
  • Laat het plan lezen door iemand die niets van het plan weet. Is het duidelijk voor deze persoon wat je gaat doen? Of zijn een zaken, die voor jou heel logisch zijn, maar die niet in het plan staan?

Wijzigingen en afrekening

Fondsen zeggen een bijdrage toe op basis van de gegevens zoals deze op het moment van aanvragen bekend zijn. Aangezien er altijd ruim voor de start van een project wordt aangevraagd, is de kans groot dat plannen en begrotingen worden aangepast in de loop van het project. Dat is op zich helemaal niet erg, maar zorg er wel voor dat je fondsen direct op de hoogte stelt van wijzigingen. Meestal behoud je de toezegging voor een bijdrage van het fonds, maar als er iets wezenlijks verandert, kan het zijn dat het fonds de toezegging ook verandert. De hoogte van de bijdrage kan worden aangepast of de voorwaarden kunnen veranderd worden. Bij het niet tijdig melden van wijzigingen loop je het risico dat het fonds de toezegging helemaal intrekt.
Na afloop moet je in ieder geval een afrekening met evaluatie indienen bij het fonds. Op basis van deze gegevens zal het fonds dan definitief de bijdrage bepalen. De definitieve bijdrage die wordt toegekend, wijkt over het algemeen niet af van de eerdere toezegging, wanneer de uitvoering van het project niet essentieel afwijkt van het projectplan (en de eventueel ingediende wijzigingen) en wanneer de afrekening niet veel afwijkt van de ingediende begroting.