5. Bestuur en structuur

© Walter Roozendaal - www.muzemuzette.com - en Janine Slijkhuis - www.janineslijkhuis.nl - klik hier voor meer informatie

Het bestuur draagt de eindverantwoordelijkheid voor alles wat er in een muziektheatergroep gebeurt.
Bij een vereniging is dat altijd in opdracht van de ledenvergadering.
Een bestuur bestaat minimaal uit een voorzitter, penningmeester en secretaris. Het bestuur kan uitgebreid worden met meer bestuursleden, eventueel met speciale taken.

Bestuur en artistieke staf (inclusief de productieleider) voeren beiden een deel van de leiding. Dat betekent dat afspraken nodig zijn over ieders taak en verantwoordelijkheid.
In het algemeen zal het bestuur zich bezig houden met het scheppen van de voorwaarden waaronder de artistieke staf kan werken. In het vorige hoofdstuk heb ik daar voorbeelden van gegeven (zoals de scheiding over financiële verantwoordelijkheden tussen productieleider en penningmeester).
Maar nogmaals: dat is een kwestie van afspraken en keuzes.

Op grond van een goede menselijke samenwerking kan veel natuurlijk jarenlang uitstekend lopen. Je kunt nooit àlles regelen, het blijft mensenwerk.
Toch kan op een gegeven moment van alles misgaan — en dan heb je afspraken nodig waarop je kan teruggevallen.

Commissies

Het is handig om, naast de bestuurstaken, de vele andere taken te bundelen in kleine commissies of werkgroepen. Bijvoorbeeld voor:

De productie:

  • decor,
  • kostuum,
  • rekwisieten,
  • grime,
  • theatertechniek (licht en geluid),
  • pr en marketing,
  • affiche en programmaboekje.

De voorstelling:

  • voorstellingsleiding en technische staf bij de uitvoering,
  • kleedkamer- en spelersbegeleiding,
  • kaartverkoop, publieksbegeleiding en pauzeloterij.

Overige taken:

  • sponsoring en subsidies
  • wel en wee (verjaardagen en zieken),
  • nieuw repertoire zoeken.

Mensen die tijdens de productie een taak hadden, kunnen bij de voorstelling kiezen voor een taak die in het verlengde daarvan ligt: zo kunnen decorbouwers de changementen doen, en kostuummakers kunnen assisteren in de kleedkamer en met de grime.
Op die manier ontstaan er, met name voor de vrijwilligers, overzichtelijke groepjes waarbinnen zij werken. De leden van de artistieke staf zullen ieder met één of meer van deze groepen samenwerken. De productieleider houdt het totaaloverzicht, en ziet of alles op elkaar afgestemd blijft.