9. Productieplanning

© Walter Roozendaal - www.muzemuzette.com - en Janine Slijkhuis - www.janineslijkhuis.nl - klik hier voor meer informatie

Een muziektheaterstuk op de planken zetten is ingewikkelder dan je op het eerste gezicht zou denken. Veel ingewikkelder dan een rechttoe rechtaan concert of toneeluitvoering. Het samenvoegen van meerdere podiumkunsten (muziek, zang, spel, dans, beeldende vormgeving) vraagt om een heldere planning, met een productieleider en een artistieke staf die daar een helder overzicht over houden.
In dit hoofdstuk staan overzichten en schema’s die daar bij kunnen helpen.
Alle schema's in dit hoofdstuk staan nog eens bij elkaar in het menu Hulpmiddelen, en zijn daar downloadbaar.

Totaaloverzicht van activiteiten

Hieronder staat een schema met belangrijke momenten voor het nemen van beslissingen, en het starten of het klaar zijn van werkzaamheden. Het zijn de bouwstenen van de productieplanning.
Hiervoor heb ik er bij allerlei voorbeelden op aangedrongen ruim op tijd allerlei zaken op de rails te zetten, voor het gevoel van sommigen misschien zelfs extreem vroeg.

1e grote doorloop

Zoals: ik wil minimaal drie maanden voor de opvoering een doorloop met kostuums, zetstukken en rekwisieten houden. Het is één van de redenen, waarom ik het vormgevingsontwerp zo vroeg in de planning zet, en bijvoorbeeld bij decor gezet heb, dat het drie maanden voor de opvoering klaar moet zijn. Daar bedoel ik mee: in elk geval belangrijke zetstukken.
Daar heb ik meerdere redenen voor:

• spelers kunnen er daadwerkelijk mee repeteren,
• er is nog ruim tijd over om zo nodig iets te veranderen,
• het is een moment om alle betrokkenen, vooral ook de spelers zelf èn de ouders en vrijwilligers, al te laten zien en voelen hoe het eindresultaat bedoeld is.

Dat laatste licht ik graag verder toe:

• Het is voor veel spelers vaak nog totaal onduidelijk hoe het hele verhaal eigenlijk loopt, van begin tot eind in een logische volgorde. Losse scènes repeteren is één ding, maar snappen wat je eigenlijk op dat moment binnen het totale verhaal doet, is een tweede!
• Hetzelfde geldt voor de ouders en vrijwilligers, die straks tijdens de voorstelling achter de schermen helpen, maar nog geen beeld hebben van het verloop van de voorstelling.
• Voor iedereen die een bijdrage leverde is dit het eerste moment waarop zichtbaar wordt hoe schitterend en onmisbaar hun werk is! Dat werkt motiverend en stimulerend.
• Het is ook het moment waarop voor iedereen voelbaar wordt wat er nog nodig is om het stuk helemaal af te maken. Als de artistieke staf daar op een stimulerende manier mee omgaat, is ook dat motiverend.
  Wanneer de artistieke staf met een goed repetitieschema naar die eerste doorloop toe werkt, zijn er voldoende scènes op een bemoedigend niveau te zien, om die motiverende werking er ook echt te laten zijn.

I = Initiatiefnemer, vaak verantwoordelijk voor de planning en het verloop,
V = de hoofdverantwoordelijke
x = andere betrokkenen
NB. op de pagina hulpmiddelen kun je dit schema te downloaden.

Verder zie je in het schema, dat ik de hele repetitieplanning al heel vroeg maak. Er zijn bepaalde momenten waarvan iedereen, misschien zelfs vóór ze een rol op zich nemen, moet weten dat ze op die datum kunnen repeteren!

Het schema gebruiken

Er is een tweede versie van dit schema, waarin je met gekleurde vakjes kan aangeven hoe die planning van week tot week loopt en ook hoe onderdelen samenhangen. Geel (lichtgrijs in een zwartwit-print) geeft een proces aan, rood (donkergrijs) een mijlpaal.
Dat geeft een sterker beeld van je planning.

Er zijn speciale computerprogramma’s waarmee je zulke zogenaamde Gantt-kaarten kunt maken. Een bekend commercieel programma is Microsoft Project. Wie even zoekt vindt al gauw gratis open source-varianten.
Maar zo in Excel gaat het ook heel goed, en voor de meeste mensen is het waarschijnlijk veel makkelijker.
Ik heb in dit voorbeeld lang niet alles ingevuld, ik wil je alleen een indruk geven van hoe het werkt.