9.3. Voorstellingsplanning

© Walter Roozendaal - www.muzemuzette.com - en Janine Slijkhuis - www.janineslijkhuis.nl - klik hier voor meer informatie

Rond de voorstelling moet heel veel tegelijk in een heldere planning gezet worden. Daarbij mag de tijd die het kost om alle techniek te bouwen en af te stellen niet onderschat worden — licht en geluid zijn vaak grote struikelblokken, zeker wanneer de tijd daarvoor uit financiële overwegingen te krap is genomen.
Professionele theatertechnici zijn gelukkig vaak erg gemotiveerd om met amateurs te werken. Het kan voor hen een inspirerende gelegenheid zijn waarop ze een eigen onmisbare inbreng hebben. Een lichttechnicus die de regisseur opmerkzaam maakt op een mogelijkheid van het theater die niet in het lichtplan zat is goud waard!
Maar soms vervloeken ze diezelfde amateurs omdat ze niet graag half werk leveren ondanks een te krappe planning, terwijl de Arbo-wet ze tegelijkertijd beperkt. Overigens terecht: pauzes nemen op een werkdag die begint bij ’s ochtends vroeg bouwen en doorgaat tot ’s avonds laat een voorstelling afsluiten hoort er gewoon bij.
Een theater moet technici ook op tijd kunnen inroosteren.
Overleg goed hoeveel vrijwilligers van de groep tegelijkertijd met de technici aanwezig zijn tijdens de opbouw op het toneel, en wat ze doen om de technici te helpen (scheelt geld) of voor de voeten te lopen (kost goodwill).
Een theater is een bedrijf, met gevaren. Er zijn duizenden dingen waar jij als amateur in het donker over kan vallen, of die onverwacht bovenop jou kunnen vallen, om maar te zwijgen van de vele duizenden kilowatts stroom die door vele snoeren lopen.

Ik heb me als regisseur ooit voorgenomen dat ik in geen geval de plek zou zijn waar rond de voorstelling stress zich torenhoog opstapelt.
Het is wonderlijk om je te realiseren dat je mogelijkheden om nog iets te verbeteren aan de voorstelling eigenlijk ten einde zijn gekomen. Spelers staan op het punt om het zelf te moeten doen. Je kunt ze hoogstens aanmoedigen, zelfvertrouwen geven, en tussendoor misschien nog één kleine steun in de rug of uitdaging meegeven.
Op een gegeven moment in mijn carrière realiseerde ik me verbaasd wat een geruststellende gedachte dat was. Ik hoefde me helemaal niet meer zenuwachtig te maken, dat kon ik helemaal aan de spelers overlaten! Eigenlijk kun je alleen nog maar helpen door goede voorwaarden te scheppen, zoals:

• weten dat je een zo goed mogelijke repetitieperiode achter de rug hebt,
• ruime en heldere planning van opbouw, generale en voorstelling,
• goede sfeer scheppen, mensen vanuit je warming-up in optimale conditie het podium op laten gaan,
• en ondertussen, wanneer er een portie stress op je af komt in de vorm van een paniekaanval, ramp of doorkruising van alle plannen — probeer je de plek te zijn waar die stress op afbreekt en dooft.
  In geen geval ben je de plek waar stress zich opstapelt tot onhanteerbare hoogten.

Taken

Tijdens het bouwen, de generale en de uitvoering zijn er weer veel taken:

Voorstellingsleiding

• Bediening licht / cues geven
• Bediening geluid / assistentie (balans en microfoons)
• Assistentie bij opkomen en afgaan
• Changementen en decor / doek
• Beheer en uitgifte rekwisieten
• Heldere planningsschema’s bij alle onderdelen
• Heldere voorstellingsschema’s bij alle onderdelen (zoals een schema voor de uitgifte van de zendermicrofoons)

Decor

• Inladen bij opslag
• Vervoer
• Uitladen in theater
• Bouwen op toneel
• Changementen tijdens voorstelling
• Rekwisieten klaarleggen
• Afbreken
• Inladen in theater
• Vervoer
• Uitladen bij opslag

Licht

• Materiaal ophalen bij depot
• Uitladen in theater
• Inhangen
• Stellen
• Lichtstanden in computer
• Afbreken
• Inladen in theater
• Vervoer
• Uitladen bij depot

Geluid

• Materiaal ophalen bij depot
• Uitladen in theater
• Opstellen
• Soundcheck
• Headsets/zenders tijdens voorstelling
• Losse microfoons tijdens voorstelling
• Afbreken
• Inladen in theater
• Vervoer
• Uitladen bij depot

Combo/orkest

• Vervoer instrumenten
• Uitladen in theater
• Opstellen in theater
• Regelen pianostemmer
• Regelen muziekstandaards èn verlichting op de muziekstandaards
• Beheer bladmuziek/partijen
• Afbreken
• Inladen in theater
• Vervoer

Kostuums

• Inladen bij opslag
• Vervoer
• Uitladen in theater
• Verdelen over kleedkamers
• Strijken
• Spelers assisteren bij voorstelling
• Bewaken kleedkamers/kostbaarheden
• Opruimen
• Inladen in theater
• Vervoer
• Uitladen bij opslag

Grime

• Inkoop
• Vervoer
• Klaarzetten
• Grimeren vóór aanvang
• Stand-by tijdens voorstelling
• Opruimen
• Vervoer

Bloemen en cadeaus

• Bestellen
• Bloemen vers houden
• Bloemen/cadeaus uitreiken bij einde voorstelling

Publieksbegeleiding

• Kaartverkoop in theater
• Programmaboekjes
• Verkoop loten
• Uitreiken prijzen
• Publieksbegeleiding in de zaal
• Portier tussen zaal en kleedkamers

Bij al deze items stel je vast hoe ze in je tijdsplanning zitten (datum, tijd), wie er verantwoordelijk voor is en wie er daarnaast assisteren bij de uitvoering.

Digitale versie

Van deze lijst is ook een digitale versie (klik op het juiste tabblad onderin het beeld). Naast de lijst zitten nu kolommen, die ingevuld kunnen worden. Hier is een voorbeeld van het eerste stukje van de lijst:
 

Wanneer ik ’s ochtends vroeg in het theater aankom, staan de vrijwilligers mij buiten al op te wachten met een vrachtwagen met decors en kostuums. Voor de meesten is het de eerste keer dat ze in de grote schouwburg achter het toneel komen, en ze zijn enigszins onder de indruk van de enorme hoeveelheid apparatuur, trekken, karren met lampen en stapels snoeren. Trekken suizen naar beneden en weer omhoog, alle friezen en poten (de coulissen) moeten voor deze voorstelling bijgesteld worden, en aan een aantal trekken worden spots gehangen, waar ook nog barndoors (kleppen) en kleurfilters in gestopt moeten worden.

Ondertussen is een stel mannen bezig met het aansjouwen en in elkaar zetten van praktikabels (ze zitten de lichttechnici behoorlijk in de weg), terwijl een stel dames bezig is met het schikken van bloemen in potten en bakken, die ook een plek op het toneel moeten krijgen. Er lopen zeker twintig mensen tegelijk rond, waarvan voortdurend een stel tegelijk van mij als regisseur allerlei beslissingen wil horen.
Een aantal andere mensen is de kleedkamers aan het inrichten en kostuums aan het strijken en uithangen. Op allerlei plekken hangen ze naambordjes en voorstellingsschema’s op, en de grimeploeg legt ook vast alles klaar.
Het combo staat aan de kant te overleggen met de geluidstechnicus over de opstelling, zodra de eerste praktikabels staan worden muziekinstrumenten en microfoons er op uitgestald. Het keyboard moet nog een paar keer opzij gezet worden, omdat een lichttrek weer naar beneden gehaald wordt om lampen bij te stellen en weer uit te proberen of ze goed staan. In verband met het uitlichten gaat het werklicht voortdurend aan en uit. De elektrische piano komt te laat aan, in het donker proberen een paar mensen die naar binnen te laveren.

Er komt een opgewonden ouder naar mij toe, zijn zoon was gevraagd voor de volgspot, maar daar blijkt iemand anders ook voor gevraagd te zijn, die van mij tussendoor ook al een kwartier instructie heeft gekregen. Als zijn zoon niet mee mag doen, nou, dan hoeft hij verder ook niet meer mee te doen. Twee bestuursleden hebben tegelijkertijd twee jongens benaderd, onder andere omdat één van twee niet direct uitsluitsel gaf. Met twee jongens, een geagiteerde ouder en de voorzitter (die de productieleider is) komen we achter in de zaal bij elkaar — waarna gelukkig blijkt dat er twee volgspots zijn en allebei de jongens een taak kunnen krijgen. Die twee kunnen het gelukkig goed met elkaar vinden, de een deelt mijn instructies meteen met de ander en ik hoef me er verder niet meer mee te bemoeien.

Terwijl ik met de lichttechnicus de eerste lichtstanden in de computer zet, doet de geluidstechnicus een soundcheck. Ik probeer een paar mensen in het licht te laten staan en moet daarvoor van achter uit de zaal aanwijzingen roepen, terwijl de soundcheck daar dwars doorheen scheurt. Gelukkig krijg ik als regisseur ook een microfoon.

Het toneel begint intussen vol te stromen met spelers die komen voor de eerste changementendoorloop. Ze worden om de drie minuten naar de kleedkamers gestuurd, we hebben op het toneel echt eerst rust en ruimte nodig.

Wanneer de soundcheck klaar is, begint de opstellingendoorloop. De meeste spelers zijn volkomen gedesoriënteerd in de ruimte. De meest vanzelfsprekende afspraken lijken opeens vergeten te zijn. Ik begeleid ze van scène naar scène, en van opstelling naar opstelling. Telkens opnieuw moeten de spelers oriëntatiepunten vinden waardoor een opstelling goed uitkomt.
Ik geef al mijn aanwijzingen zo veel mogelijk in woorden door de microfoon, want tegelijkertijd maak ik met de lichttechnicus de lichtstanden. Daar waren we nog lang niet mee klaar — ik was blij dat we op de lichttafel in elk geval een aantal presets klaar hadden (een stel voorgeprogrammeerde combinaties waar je later in de voorstelling de lichtstanden uit samenstelt, zodat je niet per lichtstand alle meer dan 200 lampen opnieuw hoeft in te stellen). Ik leer de spelers ook om te gaan met dat licht, zodat ze er ook echt in staan, en niet half eruit. Daar hebben we het in de repetities wel over gehad, maar nu het puntje bij paaltje komt is dat helemaal niet meer zo vanzelfsprekend. Tussendoor bespreken de dirigent en ik nog een paar details die plotseling om een oplossing vragen.

Het combo krijgt nu even gelegenheid om wat dingen uit te proberen en met name de monitors af te stellen. Ondertussen krijgen de solisten instructies voor het gebruik van de headsets met zendermicrofoons.

En dan zijn we toe aan de echte generale.

Een half uur later dan gepland kunnen we gaan eten, en is vrijwel alles klaar voor de première die avond…